1. 0BJETIVO:

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, que recolecta, almacena, procesa y usa, ANIMALS´ HOME en el desarrollo de su objeto social, para lo cual y en cumplimiento de las normas que regulan el habeas data, en especial la ley 1581 de 2012 y  demás normas que la complementan y adicionan, condensada en la Política de Tratamiento de Datos Personales, en la cual también se establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

 

2. ALCANCE:

Todos los funcionarios y colaboradores que desarrollen sus actividades para ANIMALS´ HOME, deberán acatar de manera integral la presente política de tratamiento de datos personales.

Para lo anterior, ANIMALS´ HOME se compromete a dar a conocer la presente política de tratamiento de datos personales a sus funcionarios y colaboradores y solicitará en sus relaciones contractuales el acatamiento de dichas políticas.

 

3. PRINCIPIOS:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que lo adicionen, complementen o sustituyan. 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de la información el uso, finalidad y forma de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se admite el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ANIMALS´ HOME, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por ANIMALS´ HOME de acuerdo a la presente política y las autoridades autorizadas por la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por ANIMALS´ HOME, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4. DEFINICIONES:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por ANIMALS´ HOME, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la política general de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento; en el caso de ANIMALS´ HOME corresponde a sus bases de clientes, proveedores y empleados.

Clientes: Son todas aquellas personas que usan el servicio de ANIMAL´S HOME, para lo cual se inscriben en la empresa realizando una solicitud expresa de servicio por los canales establecidos por ANIMALS´ HOME.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato Semiprivado: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Empleados: Empleado o trabajador es quien presta un servicio a otro mediante un contrato de trabajo, que es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Que para el presente caso es ANIMALS´ HOME.

Historia Clínica: Documento clínico que es fichado con un serial que identifica la mascota paciente de ANIMALS´ HOME, los procedimientos clínicos practicados, tratamientos y demás particularidades propias de la atención medica veterinaria y que es herramienta clínica de primera mano, indispensable para realizar una atención integral de la mascota paciente.

Documento médico-legal que surge del contacto entre el profesional y el paciente, donde se recoge la información necesaria para la correcta atención de los pacientes.

Documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. (Resolución 1995 de 19 salud)

Política General de Tratamiento de Bases de Datos: Es el compendio normativo adoptado por ANIMALS´ HOME, mediante el cual realiza el tratamiento de sus bases de datos y que define  el Responsable del tratamiento de la base de datos, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo, los derechos que le asisten como titular de la información, la persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización y el procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Proveedores: Persona natural o jurídica que tiene una relación contractual civil o comercial con ANIMALS´ HOME.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso ANIMALS´ HOME.

Reclamo: Derecho que le asiste al titular de la información para solicitar de ANIMAL´S HOME, a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

El responsable del tratamiento de las bases de datos de ANIMALS´ HOME, es:

Razón social: INVERSIONES DIAVE SAS Nombre: ANIMALS´ HOME Nit: 901263724-0 Teléfonos: (1) 2631600 – Celular: 3112934198 Dirección: Calle 53 # 73-03 Página web: www.animalshome.com.co Correo electrónico: cliente@animalshome.com.co

 

 6.REGLAS PARA LA AUTORIZACIÓN:

ANIMAL´S HOME, recolecta información de sus clientes al momento en que estos solicitan los servicios prestados por ANIMALS´ HOME, para lo cual, la empresa abre una historia clínica para la identificación del paciente y su propietario.

Al momento de la apertura de la historia clínica, ANIMALS´ HOME, solicita de manera escrita y verbal, autorización para el uso de datos personales, avisando de la existencia de la presente política de tratamiento de base de datos personales.

Cuando se trate de datos sensibles, ANIMALS´ HOME informará al titular:

1. Informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

ANIMALS´ HOME, también recolecta información de sus proveedores y trabajadores, con el fin de dar cumplimiento de sus obligaciones contractuales y legales, derivadas de los negocios jurídicos celebrados con estos.

7. AVISO DE PRIVACIDAD:

ANIMALS´ HOME, podrá utilizar el aviso de privacidad en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información.

ANIMALS´ HOME informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de las presentes políticas de tratamiento de datos y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

No obstante lo anterior, ANIMALS´ HOME reconoce que la divulgación del Aviso de Privacidad no exime la obligación de dar a conocer a los titulares la presente política de tratamiento de la información.

8. PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN O CORRECCIÓN DE LA INFORMACIÓN:

ANIMALS´ HOME dispone para la atención de peticiones, quejas o reclamos, el correo electrónico: cliente@animalshome.com.co, los teléfonos (1) 2631600 – 4124093 – Celular: 3112934198, para la atención de los titulares de la información.

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose las bases de datos de ANIMALS´ HOME, presentando solicitud formal y acreditando idoneidad para obtener información del Titular de la información.

La consulta elevada a ANIMALS´ HOME será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La consulta elevada a ANIMALS´ HOME será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para presentar reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante  ANIMALS´ HOME el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los Titulares o sus causahabientes formularán reclamo mediante solicitud dirigida a ANIMALS´ HOME, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Los Titulares o sus causahabientes formularán reclamo mediante solicitud dirigida a ANIMALS´ HOME, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES:

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANIMALS´ HOME. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ANIMALS´ HOME salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por ANIMALS´ HOME, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante las autoridades competentes quejas sobre el mal uso de sus datos personales o por la no aplicación de la presente política de tratamiento de datos personales y las normas de protección de habeas data.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando las autoridades administrativas o judiciales hayan determinado que ANIMALS´ HOME han incurrido en conductas contrarias a la presente política de tratamiento de datos personares, la Ley y a la Constitución;

f) Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para lo cual podrá requerir a ANIMALS´ HOME a través de los medios idóneos dispuestos para la presentación de peticiones, quejas y reclamos;

g) A que sus datos personales sean tratados y protegidos con base a los principios de seguridad y acceso restringido.

10. FINALIDAD:

La presente política de tratamiento de bases de datos tiene como finalidad realizar el tratamiento de sus bases de datos de ANIMALS´ HOME.

ANIMALS´ HOME da desarrollo al derecho constitucional del habeas data y a las normas que lo desarrollan y se pone a tono con la protección y garantía que como empresa entrega a sus clientes, empleados y proveedores de mantener la información que se tenga de ellos bajo estrictas medidas de seguridad y responsabilidad en el manejo y uso de dicha información.

Los datos personales tratados por ANIMALS´ HOME, se someterán únicamente para las finalidades que se señalan a continuación, así mismo, los encargados o terceros que tengan acceso a las bases de datos personales por virtud de la Ley o contrato, mantendrán el tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

a)  Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, registros comerciales, corporativos y contables de ANIMALS´ HOME

b).  Cumplir con el objeto social de ANIMALS´ HOME y los servicios ofrecidos a sus clientes los cuales son:

ACTIVIDADES VETERINARIAS

c).  Cumplir con los contratos celebrados con los clientes.

d).  El control y la prevención de fraude y de lavado de activos, incluyendo toda la información necesaria requerida para el SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo

e).  Procesos de archivo, actualización de sistemas de protección y custodia de información y bases de datos de ANIMALS´ HOME

f).Cumplir con los procesos internos en materia de administración de proveedores y contratistas.

g).  Cumplir con todos los requerimientos de seguridad social, seguridad industrial y demás derechos y garantías legales para con sus trabajadores.

h).  La trasmisión de datos a terceros con el fin de cumplir con el objeto social de la empresa, los procesos internos con los contratistas y empleados de ANIMALS´ HOME

i).  Las demás finalidades que determine ANIMALS´ HOME en los procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los titulares en el momento de la recolección de los datos personales

j). Las demás finalidades que determine ANIMALS´HOME en los procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de ANIMALS´ HOME.

11. VIGENCIA

La presente política de tratamiento de base de datos, rige a partir del 30 de junio de 2017.

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